Rad na daljinu nije česta praksa u građevinskom sektoru u našoj zemlji, čak ni kada su u pitanju pozicije koje ne zahtevaju odlazak na teren. Stoga, ukoliko ste sa radom od kuće započeli ubrzo po proglašenju vanrednog stanja, prethodnih par nedelja za vas su najverovatnije predstavljale period navikavanja na sasvim nove radne uslove. 

Bez obzira na to da li će se Vaša kompanija po završetku vanrednog stanja odlučiti da rad na daljinu uključi u svoju organizaciju ili ne, dobro je znati da postoji niz digitalnih alata koji vam u datoj situaciji mogu znatno olakšati komunikaciju i upravljanje različitim projektima.

Evo nekoliko veoma korisnih platformi koje ćete sa lakoćom uključiti u svoj rad, a možda ćete neke rado zadržati i aktivno koristiti i onda kada vanredno stanje prođe.

Slack je veoma intuitivna platforma za komunikaciju i koordinaciju koju u poslovne svrhe mogu koristiti timovi iz svih sfera i industrija. Iako je primarno zamišljen kao alat za profesionalce koji rade na daljinu, mnoge kompanije i agencije koje okupljaju svoje zaposlene u tradicionalnim radnim prostorima rado koriste Slack za svakodnevnu prepisku i dogovaranje zadataka.

Slack omogućava korisnicima da započnu prepisku sa svakim od članova tima pojedinačno, ali i da kreiraju grupe od po dvoje, troje ili više saradnika koji zajedno rade na istom zadatku. Ukoliko u okviru kompanije postoji više različitih timova, oni mogu kreirati i po želji imenovati posebne kanale (Channels) u kojima mogu nesmetano komunicirati ne ometajući ostale kolege.

U Slack-u je, osim tekstualnih poruka, moguće i primati i slati fotografije, dokumentaciju, linkove, i druge vrste sadržaja. Takođe, omogućena je i integracija sa aplikacijama kao što su Google Calendar, Google Drive, Dropbox, Outlook i mnogim drugim.

Osim desktop verzije programa, koju možete instalirati na svoj Windows ili Mac računar, postoji i aplikacija koju možete instalirati na svoj Android ili iPhone uređaj. Slack možete koristiti potpuno besplatno, ali i doplatiti neki od tri dostupna paketa (Standard, Plus, Enterprise) ukoliko želite više naprednih funkcionalnosti.

Prepiska i dogovori sa timom sa lakoćom se mogu obavljati putem Slack-a, ali kada dođe vreme za organizovanje sastanaka, jedna od najboljih opcija koje su Vam na raspolaganju je Zoom. Ova korisna aplikacija omogućiće Vam da okupite kolege i sa njima uživo ugovorite sve aspekte posla koje nije lako i efikasno ugovoriti putem prepiske, dok bi okupljanje svih članova na običnom telefonskom pozivu predstavljalo nepotreban udar na budžet.

Ovu aplikaciju možete lako instalirati na sve vrste uređaja koje koristite za rad i odmah možete početi sa korišćenjem. Sve što Vam je potrebno su aktivna kamera (koju možete i isključiti) i mikrofon. Sastanke možete zakazivati i unapred, a pristupanje digitalnoj “sobi za okupljanja” obavlja se jednostavno, klikom na odgovarajući i link i unošenjem pripremljene šifre koja vaš razgovor štiti od neželjenih posmatrača.

Preko Zooma u toku sastanka možete slati poruke i dokumente, ali i deliti ekran, što može biti posebno korisno kada želite da pokažete konkretne primere projekata ili drugu dokumentaciju u realnom vremenu. Takođe, Zoom je odličan alat za snimanje webinara, podcasta i predavanja.

U okviru besplatnog plana, Vaši Zoom razgovori ograničeni su na 40 minuta ukoliko se na njima sastaje više od dva učesnika, što znači da će se po isteku ovog vremena sastanak prekinuti. Ukoliko ne želite da uplatite neki od paketa koji nude dodatne pogodnosti, među kojima su i neograničeni razgovori, uvek možete nakon isteka pomenutog vremenskog limita odmah pokrenuti novi sastanak i pozvati iste učesnike (do čak stotinu njih).

Ukoliko Vam odgovaraju funkcionalnosti aplikacija Slack i Zoom, ali biste se lakše snašli koristeći alat koji na jednom mestu obuhvata njihove mogućnosti, Microsoft Teams je pravi izbor za Vas i Vaš tim. Ova aplikacija predstavlja moćnu alternativu za nekadašnji Skype for Business i veliki broj profesionalaca uveliko koristi ovu platformu za komunikaciju sa svojim saradnicima.

Microsoft je rešio da izađe u susret korisnicima tokom pandemije i da u okviru “freemium” verzije dozvoli pristup određenim premium mogućnostima. Ukoliko sada instalirate ovu aplikaciju možete se bez vremenskog ograničenja dopisivati sa saradnicima i organizovati video i audio sastanke, dok takođe dobijate 10GB prostora u timskom i 2GB u ličnom skladištu podataka. 

Komunicirajte sa kolegama “jedan na jedan” ili kreirajte timove u okviru kojih možete deliti informacije i fajlove, dok koristite mogućnost integracije Microsoft Teams aplikacije sa drugim MS Office digitalnim alatima kao što su Word, Excel, PowerPoint, i OneNote.

Pratiti aktivnosti svih zaposlenih, kao i zadataka koji treba da budu završeni, može biti posebno izazovno kada je rad na daljinu rad u pitanju. Ukoliko tragate za preglednim alatom za menadžment projekata, možete isprobati neke od najpopularnijih aplikacija kreiranih upravo za ovu namenu. Alternativa ima mnogo, ali Trello je svakako jedna od najkorisnijih.

Trello Vam omogućava da kreiranjem različitih “kartica” organizujete zadatke po grupama, a zatim pojedinačne zadatke dodelite onima koji treba da ih obave, odredite rokove, prioritet, dopišete uputstva, priložite odgovarajuća dokumenta, i još mnogo toga. Čak i ako nikada ranije niste koristili aplikacije ovog tipa, brzo ćete se navići na izgled, logiku, i funkcionalnosti ove platforme za upravljanje projektima.

Trello možete koristiti u svom pretraživaču, ili kao aplikaciju koju ćete instalirati na bilo koji desktop ili mobilni uređaj. Možete ga koristiti potpuno besplatno, dok dva dostupna plaćena plana omogućavaju pristup naprednim opcijama. 

U slučaju da niste sigurni kako da organizujete kartice i zadatke na optimalan način, na raspolaganju Vam stoji bogata baza obrazaca pripremljenih za najrazličititije namene, koji Vam mogu poslužiti kao ideje za stvaranje sopstvenog sistema.

Ukoliko ste navikli da neka od svojih ili timskih zaduženja evidentirate u tabelama koje “od nule” kreirate u okviru alata kao što su Google Sheets ili Microsoft Excel, Airtable je pravi izbor za Vas. Ova aplikacija, treba napomenuti, nije namenjena kreiranju kompleksnih proračuna, već preglednoj organizaciji podataka, rokova i saradnika.

Airtable poseduje veliki broj unapred pripremljenih tabela koje možete adaptirati prema sopstvenim potrebama, ili kreirati neke sasvim nove. Od procenivanja rizika i planiranja rasta do kreiranja uporednih analiza, postoji čitav niz obrazaca koje možete istražiti i upotrebiti one koji su najviše u skladu sa onime što želite da pripremite i postignete.

Svaku od kreiranih tabela možete imenovati i obeležiti posebnom bojom, dodati saradnike koji treba da imaju uvid u određene podatke, dodavati rokove, dokumente, kao i kategorisati sadržaj svake od tabela na nebrojeno mnogo načina.

Airtable možete na svoje uređaje instalirati i koristiti besplatno ili, kao i u slučaju prethodno pomenutih aplikacija, uplatiti jedan od posebnih paketa, od kojih svaki dolazi uz niz posebnih dodatnih pogodnosti. 

Ako sa kolegama svakodnevno delite beleške, uputstva, pravilnike, izveštaje i druge tekstualne materijale koje često proveravate, ispravljate, dopunjavate, i potrebno Vam je da budu pregledni i brzo i lako dostupni, vreme je da isprobate Slite. 

U okviru ove aplikacije lako možete praviti nove dokumente, organizovati ih u odgovarajuće grupe, deliti sa saradnicima koji treba da imaju uvid u njih, uređivati izgled i preglednost beleški, ostavljati komentare na delove teksta, ubacivati fotografije i linkove, i još mnogo toga.

Otvaranjem različitih kanala možete određivati kojoj kategoriji pripadaju Vaše ili beleške Vaših kolega, a ukoliko niste vični osmišljavanju originalnog izgleda dokumenata, možete iskoristiti i prilagoditi neke od već postojećih obrazaca, unapred pripremljenih za korisnike.

Slite je besplatan digitalni alat koji možete koristiti na računaru ili Android/Apple uređaju. Ukoliko želite širi opseg mogućnosti i funkcionalnosti, možete se odlučiti za pristupačnu Standard opciju.  

Bonus app: Rambox

U slučaju da biste rado isprobali sve pomenute alate, ali niste pobornik gomilanja kartica u internet pretraživaču i ne želite da instalirate mnoštvo novih aplikacija na računar koji koristite za posao, dobro je znati da sve pomenute programe možete jednostavno “spakovati” na jedno mesto.

Rambox je besplatan program kreiran sa upravo tom namenom: Da okupi sve aplikacije koje koristite, tretirajući ih kao posebne funkcionalnosti kojima možete pristupiti brzo i jednostavno. To znači da pokretanjem samo aplikacije Rambox možete ujedno pokrenuti sve prethodno pomenute alate, ali i mnoge druge, time oslobađajući prostor u traci Vašeg pretraživača, odnosno traci zadataka u okviru operativnog sistema koji koristite.

Pretvorite period adaptacije na nove uslove u period profesionalnog rasta i razvoja

Iako je rad od kuće nova okolnost na koju se postepeno treba navići, mnoge veštine koje tokom ovog perioda steknete mogu Vam biti veoma korisne kada se Vaš tim ponovo okupi na jednom mestu. Neke od dobrih navika koje prigrlite možete podeliti sa kolegama, a ukoliko se predloženi alati dokažu kao efikasna sredstva za komunikaciju i kontrolu projekata, možda ćete nastaviti da ih koristite i u budućnosti.

Orook tim ove alate koristi u svakodnevnom radu i zato ih svima rado preporučujemo. Da li ste već imali prilike da isprobate ovakve platforme i kakva su Vaša iskustva?